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Countdown: Noch 7 Wochen bis zum Kongress


Wir haben es jetzt noch 7 Wochen bis zum Kongress. Das bedeutet, bald geht die heiße Phase der Vorbereitungen los. Was jedoch nicht heißt, das wir nicht schon vorher recht aktiv waren.

Hier ein kleiner persönlicher Bericht.

Da wir aufgrund der umfangreichen Bau- und Renovierungsarbeiten in Erlangen dieses mal an der WISO in Nürnberg gastieren, mussten wir für die Suche und Auswahl des Veranstaltungsortes ziemlich viel Zeit investieren.

Normalerweise erwartet man von einer so großen Universität wie Erlangen-Nürnberg, dass es genügend Räume und Hörsäle gibt um darin Kongresse zu veranstalten. Leider ist dem nicht so. Jedenfalls derzeit noch nicht. Selbst in der vorlesungsfreien Zeit in der wir uns befinden war es schwer, entsprechendes zu finden. Die Anforderungen sind dabei nicht so groß: Wir brauchen zwei große Hörsäle für jeweils mindestens 200 Personen. Die Hörsäle müssen mit moderne Aufzeichnungstechnik ausgestattet sein. Zudem wird genügend Platz für ein Empfang und für Kommunikation benötigt. Sowie 2-3 weitere Räume zur Organisation und für die AdHoc-Vorträge. WLAN muss ebenfalls in ausreichender Qualität bereitstehen.

Glücklicherweise haben wir dann in dem neuen Anbau der WISO die beiden neuen Hörsäle bekommen können. Also die beiden besten Hörsäle in Nürnberg. Zwar fehlen uns dennoch ein paar Räume, aber wir haben noch Hoffnung, doch noch den einen anderen anderen Seminarraum dazu zu bekommen.
Kurzum: Trotz frühest möglicher Reservierung und Suche der Räume ist alles eine große Hänge- und Wartepartie. Die Alternative in Form der Nutzung der Kongresszentren von Nürnberg dagegen ist nicht machbar, da diese viel zu teuer sind. Dann wären wir mit den Eintrittspreisen zwangsläufig in der Nähe von kommerziell ausgerichteten Kongressen. Was wir nicht wollen. Außerdem möchten wir eben die Kommunikation anregen. Und dazu braucht es ein gewisses Ambiente, welche sich bei klassischen Kongresscentern nur schwer herstellen lässt.

Ganz unerwartet für uns waren auch die Schwierigkeiten eine geeignete Location in Nürnberg für die Abendveranstaltung zu finden. So gibt es in der erwarteten Größenordnung (200 Personen) nur sehr wenig bezahlbare Säle und Restaurants. Eine finanziell besser ausgestattete Veranstaltung hätte da sicher weniger Probleme und würde sich wohl ohne groß zu fackeln eines der teuren Hotelangebote annehmen. Da die Abendveranstaltung aufgrund der Kommunikation unter den Teilnehmern und Referenten jedoch einen besonderen Schwerpunkt des Kongresses einnimmt, muss auch das Ambiente stimmen.

Es braucht also einen entsprechend großen Saal, in einem gutem Atmosphäre, es muss lange genug (bis mindestens 1 Uhr nachts) nutzbar sein, Getränke und Essen müssen gut und ausreichend sein und Bestuhlung und Tischanordnung muss so sein, dass die Kommunikation gefördert wird. Zudem wollen wir nicht irgendwo am Rande der Stadt sein, sondern inmitten dieser.
Wie hoffen, dass die jetzige Wahl die richtige ist. (Dazu gibt es später noch mal einen eigenen Blogartikel).

Eine weitere Herausforderung war und ist wieder die Auswahl und Suche und Betreuung der Referenten.
Man stellt sich das ja so einfach vor. (Vielleicht ist das ja auch bei den kommerziellen Kongressen so): Die Referenten müssen sich selbst anmelden und ihre Sachen liefern und fertig ist.
So ist es hier nicht. Nur ein Drittel der Referenten zum WKE2010 haben sich wirklich über das Call for Paper Formular gemeldet.
Die Mehrheit wurde über Flüsterpropaganda (z.B. über Jabber: „Hast du den schon gefragt. Der hat bei dem Webmontag in D. ein echten tollen Vortrag über Blafasel gehalten. Er hätte auch Zeit.“) empfohlen und/oder von mir direkt angeschrieben.

Einige Referenten mussten dennoch ausgeschlossen werden; da die Themen nicht passten oder aber es eigentlich nur Einreichungen von verkappten PR-Vorträge waren.  Bei anderen Referenten dagegen viel es mir schwer eine Absage zu geben. Nicht weil die es nicht drauf hätten, sondern weil alle Vortragsplätze vergeben waren. So mussten wir beispielsweise auch Dr. Mainusch von XING absagen, den ich verdammt gern bei uns gehabt hätte.

Bei den meisten Referenten war es auch notwendig, weitere Informationen (Profil, Foto, etc.) anzufordern. All das zieht sich natürlich. Meine Hoffnung, diesesmal die Infos alle frühzeitig zu haben, erfüllte sich nicht… Manche Referenten musste ich schon fast stalken, damit die mir da noch Texte liefern 🙂
Letztlich bin ich aber wieder ziemlich stolz auf die Referenten die wir auch diesesmal für uns gewinnen konnten.

Ein weiterer großer Posten ist die Pressearbeit. Hier war die Redaktion maßgeblich beteiligt. Wie auch bei der Abendveranstaltung und den Räumen mussten wir auch da unter dem Null-Budget-Diktat zurecht kommen. Eine Folge davon ist, dass Pressemeldungen zum Kongress nicht über DPA versandt werden. Denn DPA nimmt für solche Meldungen Geld. Ebenso diverse andere Medien. Im Behördenspiegel wäre ein Artikel über den Webkongress sicher auch ganz nett. Aber auch dort kostet das viel Geld.
Daher ist es notwendig, Pressemeldungen über andere Medien zu versenden, die aber dann auch meist eine geringere Reichweite haben.

Wie auch immer. Es sind nun nur noch 7 Wochen bis zum Kongress.
Bis dahin gibt es noch immer eine ganze Menge zu tun.

Ein Highlight wird der Besucht von Innenstaatsminister Herrmann sein. Dieser wird demnächst wieder zu Besuch kommen um bei uns sein Grußrede aufnehmen zu lassen.
Außerdem muss noch der exakte Zeitplan der Vorträge festgelegt werden. Dazu muss ich noch alle Referenten anfragen, ob diese wann „No-Go“-zeiten haben.
Das Referentenhotel muss ebenfalls noch festgelegt werden und das Mittagessen organisiert. Print-Publikationen müssen erstellt werden, die technische Infrastruktur muss geprüft werden.
Meine Keynote muss vorbereitet werden. Wir müssen eine/einen rasenden Reporter/Blogger finden, die/der den Kongress begleitet.
Und und und…

Und all das muss neben dem normalen Tagesgeschäft am RRZE laufen.

Es gibt viel zu tun, packen wir es an!